Viết Meeting Minutes cần lưu ý những gì?

Trong mọi cuộc họp, lớn hay nhỏ, việc có “Biên bản cuộc họp” (Meeting minutes) là quan trọng để đảm bảo cuộc họp diễn ra thành công và suôn sẻ. Tuy nhiên, bạn đã hiểu rõ và nắm vững cách viết biên bản cuộc họp chưa? Hôm nay, hãy cùng Jaxtina tìm hiểu về những điều cần lưu ý khi viết “Biên bản cuộc họp” trong bài học Tiếng Anh sau nhé!

1. Biên bản cuộc họp là gì?

– Biên bản cuộc họp (Meeting minutes) là các ghi chú được thực hiện trong suốt cuộc họp, bao gồm các vấn đề quan trọng đã được thảo luận, chấp thuận hoặc thực hiện. Một thành viên được chỉ định trong nhóm thường là người viết biên bản cuộc họp, có nhiệm vụ cung cấp một bản ghi chính xác về những diễn biến trong suốt cuộc họp.

Bạn đang xem: Viết Meeting Minutes cần lưu ý những gì?

– Các bước cơ bản để viết biên bản cuộc họp (Main steps to write Meeting Minutes):

Bước 1: Lên kế hoạch trước (Pre-planning)

Việc có kế hoạch trước sẽ giúp cho việc viết biên bản cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn. Trước cuộc họp, bạn có thể liên hệ với Giám đốc hoặc Thư ký để nắm được những nội dung chính của cuộc họp.

Bước 2: Ghi chép (Record-taking)

Ghi chép lại các hoạt động, quyết định quan trọng trong cuộc họp.

Bước 3: Viết biên bản cuộc họp (Write meeting minutes)

Sau khi đã ghi chép đầy đủ thông tin, bạn tiến hành viết biên bản cuộc họp, bao gồm:

Xem thêm : Audio là gì? Bạn đọc cần biết gì khi chọn mua dàn âm thanh audio?

+ Ngày, tháng diễn ra cuộc họp

+ Tên những người tham gia, cũng như những người vắng mặt (kèm lý do)

+ Tóm tắt những quyết định hoặc sửa đổi bổ sung của biên bản cuộc họp trước đó

+ Các hoạt động được thực hiện theo kế hoạch trước đó như: các hoạt động đã thực hiện và dự kiến sẽ thực hiện, kết quả bầu chọn, các kiến nghị được chấp thuận cũng như bị bãi bỏ, thời gian diễn ra cuộc họp tiếp theo,…

+ Công bố biên bản cuộc họp

+ Lưu trữ biên bản cho các cuộc họp/hội nghị sau này.

>>>> Xem Ngay: 9 cách học Tiếng Anh hiệu quả và nhanh chóng nhất

2. Những lưu ý khi viết biên bản cuộc họp

Tìm hiểu trước về cuộc họp

Nếu có thể, trước cuộc họp bạn nên trao đổi với những người liên quan như Chủ trì cuộc họp, Thư ký,… để nắm được nội dung cuộc họp sẽ nói về những vấn đề gì. Từ đó, chuẩn bị cho biên bản của mình và có kế hoạch cho các vấn đề bất ngờ.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Cách luyện 4 kỹ năng tiếng Anh Nghe, Nói, Đọc, Viết hiệu quả

Tránh việc ghi thiếu thông tin, ghi chép hời hợt

Xem thêm : Chỉ số ALT (SGPT) trong máu là gì? Vai trò trong điều trị bệnh gan

Biên bản cuộc họp là bản ghi chép đầy đủ nhất về các vấn đề, quyết định quan trọng trong cuộc họp. Do đó, bạn cần chú ý ghi kỹ các nội dung trong biên bản. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là ghi ngấp nghé, không rõ ràng. Bạn nên ghi chép cụ thể nhưng phân loại rõ ràng giữa các vấn đề để khi xem lại có thể nắm được một cách nhanh chóng, chính xác.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Các bài viết Tiếng Anh về chủ đề giải trí (Entertainment)

Chỉ tập trung ghi chép toàn bộ cuộc họp mà không tóm tắt nội dung

Việc ghi chép đầy đủ là vô cùng quan trọng, nhưng không có nghĩa là bạn ghi chép một cách vô mục đích. Bạn cần lắng nghe và nắm bắt các nội dung cần ghi lại thay vì chỉ nghe và chép lại một cách cơ hội.

Thống nhất về định dạng

Biên bản cuộc họp có những thông tin cần ghi chép như: các hoạt động đã thực hiện và dự kiến sẽ thực hiện, kết quả bầu chọn, các kiến nghị được chấp thuận cũng như bị bãi bỏ, thời gian diễn ra cuộc họp tiếp theo,…

Tuy nhiên, mỗi công ty hoặc cơ quan có thể có định dạng riêng của họ. Do đó, bạn cần tìm hiểu kỹ về định dạng của công ty hoặc cơ quan đó và tuân thủ theo đúng định dạng.

Hoàn thành biên bản cuộc họp trong vòng 24h sau khi cuộc họp kết thúc

Mục đích của biên bản cuộc họp là tổng hợp nội dung chính của cuộc họp và phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của các phòng ban, công ty. Vì vậy, bạn cần hoàn thành biên bản sớm để mọi người có thể nắm rõ công việc cần làm.

Vậy là bạn đã cùng Jaxtina tìm hiểu về những lưu ý khi viết biên bản cuộc họp. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích cho công việc của bạn hiện tại và trong tương lai.

>>>> Đọc Thêm: Các bài viết chủ đề về các đồng nghiệp nên đọc

Nếu bạn muốn học thêm nhiều chủ đề thú vị, đừng quên liên hệ ngay với Jaxtina nhé. Jaxtina hiện đang cung cấp khóa học tiếng Anh 4 kỹ năng – khóa học giúp học viên phát triển toàn diện 4 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết để có thể giao tiếp thành thạo và sử dụng tiếng Anh làm công cụ học tập và nghiên cứu. Nếu bạn quan tâm, hãy xem chi tiết hơn tại website của chúng tôi hoặc gọi hotline tại các cơ sở của Jaxtina để được tư vấn ngay lập tức.

>>>> Không Nên Bỏ Qua:

• Tổng hợp bài viết về bệnh cảm cúm bằng tiếng Anh
• Những bản tin thời sự tiếng Anh nên đọc

Nguồn: https://stamboom-boden.com
Danh mục: Là Gì