Thời gian đọc: 5 phút
Phiếu ghi (hay còn được gọi là Ticket) là một khái niệm quan trọng trong việc quản lý thông tin và chăm sóc khách hàng. Đây là một khái niệm phổ biến được sử dụng trong hoạt động của phòng chăm sóc khách hàng, quản lý thông tin khách hàng và tổng đài tư vấn bán hàng của doanh nghiệp.
Bạn đang xem: Ticket là gì? Cách sử dụng Ticket trong chăm sóc khách hàng
Để hiểu rõ hơn về phiếu ghi là gì và cách sử dụng phiếu ghi trong hoạt động chăm sóc và quản lý khách hàng, hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé!
>>> Xem thêm: Dịch vụ Gọi tự động – Tiết kiệm 80% chi phí cho doanh nghiệp
Phiếu ghi là gì? Tìm hiểu khái niệm phiếu ghi (Ticket)
Phiếu ghi (hay còn được gọi là phiếu ghi yêu cầu hỗ trợ) là một bảng thông tin liên quan đến vấn đề của khách hàng cần được hỗ trợ và giải quyết. Phiếu ghi giúp doanh nghiệp ghi nhận, quản lý, theo dõi và xử lý nhanh các vấn đề của khách hàng.
Ví dụ:
Khi bạn sử dụng phần mềm chăm sóc khách hàng đa kênh OMICall, mỗi cuộc gọi/tin nhắn/email,… mà bạn nhận được từ khách hàng sẽ tự động tạo ra một phiếu ghi tương ứng. Phiếu ghi này giúp nhân viên dễ dàng chăm sóc khách hàng, theo dõi các vấn đề phát sinh và cập nhật thông tin liên quan đến các nhu cầu của khách hàng.
Mỗi phiếu ghi sẽ được phụ trách bởi một nhân viên chăm sóc khách hàng chính. Đặc biệt, phiếu ghi sẽ chứa đầy đủ thông tin của khách hàng và có thể được tùy chỉnh theo nghiệp vụ của doanh nghiệp.
Một số nhà cung cấp phần mềm như OMICall cung cấp API để kết nối phiếu ghi từ CRM sang các phần mềm khác trong doanh nghiệp, nhằm tăng cường hiệu quả quản lý và phối hợp công việc giữa các phòng ban.
Cách sử dụng phiếu ghi trong chăm sóc khách hàng
Xem thêm : CÔNG TY TNHH CHỨNG NHẬN KNA
Phiếu ghi (Ticket) thường cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các trường thông tin mong muốn hiển thị trong phiếu ghi như: Họ và tên, ngày tháng năm sinh, doanh nghiệp, chức vụ, thông tin liên hệ, trạng thái của khách hàng,…
Bên cạnh đó, với vai trò là quản trị viên, bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh các trường thông tin phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
Cách tạo phiếu ghi
Phiếu ghi (Ticket) thường được tạo ra bởi nhân viên chăm sóc khách hàng hoặc tự động bởi hệ thống phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng tích hợp tính năng CRM.
Nhân viên có thể tự tạo phiếu ghi về thông tin khách hàng bằng cách nhấp vào nút tạo phiếu ghi. Sau đó, họ nhập các thông tin chi tiết vào các trường yêu cầu.
Việc tạo phiếu ghi trên các kênh như live chat, Facebook, Zalo OA,… sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và chăm sóc khách hàng trên đa kênh, thay vì chỉ tạo phiếu ghi cho các cuộc gọi từ tổng đài. Để có thể thiết lập tính năng này, doanh nghiệp cần sử dụng tổng đài đa nhiệm Contact Center.
>>> Xem thêm: Tôn trọng khách hàng – Bí quyết giúp doanh nghiệp thành công
Cách sử dụng phiếu ghi trên hệ thống tổng đài OMICall
Thông thường, một phiếu ghi sẽ được thiết kế gồm ba phần:
- Thông tin chung về trạng thái của phiếu ghi
- Phần nội dung để ghi chú trong phiếu ghi
- Phần tóm tắt thông tin khách hàng
Phần 1
Đây là phần chứa thông tin chung về trạng thái của phiếu ghi. Trong phần này, nhân viên có thể nhập và chỉnh sửa các thông tin, điền trạng thái và phân loại độ ưu tiên của phiếu ghi…
Dựa vào các thông tin này, bộ phận tiếp nhận sẽ dễ dàng phân loại tình trạng các phiếu ghi và nhanh chóng xử lý các phiếu ghi cần thực hiện.
Phần 2
Phần nội dung của phiếu ghi cho phép nhân viên theo dõi các lịch sử cập nhật về khách hàng theo thời gian, các cuộc trò chuyện, ghi âm cuộc gọi, ghi chú về nhu cầu của khách hàng…
Xem thêm : Cancel nghĩa là gì trong tiếng việt?
Thông qua phần nội dung của phiếu ghi, phần mềm tổng đài ảo thông minh OMICall cho phép nhân viên thao tác gọi điện, trả lời tin nhắn và thiết lập các công việc nhắc nhở tự động với khách hàng.
Phần 3
Phần thông tin liên hệ cung cấp đầy đủ thông tin về liên hệ của khách hàng. Dựa vào phần này, nhân viên có thể cập nhật và chỉnh sửa các trường thông tin như email, số điện thoại, phân loại khách VIP – khách thường và các phần mô tả thông tin…
Đặc biệt, phần này còn cho nhân viên quyền tạo và xem các phiếu ghi con của công việc đang thực hiện và phối hợp với nhân viên hoặc phòng ban khác.
Xem hướng dẫn chi tiết về việc sử dụng phiếu ghi trên tổng đài OMICall tại:
Ứng dụng phiếu ghi trong thực tế – Tạo phiếu ghi để phân việc cho nhân viên
Khi có khách hàng đăng ký tài khoản hoặc bộ phận Marketing cập nhật danh sách khách hàng tiềm năng mới, tổng đài OMICall sẽ tự động tạo ra một phiếu ghi tương ứng với khách hàng và chia đều công việc cho bộ phận Telesale.
Mỗi phiếu ghi sẽ chứa thông tin đầy đủ về họ tên khách hàng, số điện thoại, email liên hệ, sản phẩm quan tâm,… và được đánh dấu ở trạng thái mới. Khi nhìn thấy các phiếu ghi mới này, nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ biết rằng có một công việc mới (tư vấn bán hàng, giải đáp thông tin khách hàng,…) cần được thực hiện.
Khi mở phiếu ghi, nhân viên chăm sóc khách hàng biết được thông tin và nhanh chóng đưa ra các giải pháp, gọi điện trực tiếp hoặc gửi email cho khách hàng từ phần mềm tổng đài OMICall.
>>> Xem thêm: Mẫu kịch bản gọi điện chăm sóc khách hàng hay nhất
Tạm kết
Ngoài những ứng dụng nổi bật đã được đề cập, phiếu ghi trong tổng đài chăm sóc khách hàng có khả năng giúp doanh nghiệp xử lý nhiều bài toán phức tạp mà trước đây tốn nhiều nguồn lực và chi phí.
Đó là tất cả thông tin về phiếu ghi là gì. Để tìm hiểu thêm về ứng dụng của phiếu ghi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
- Website: Dịch Vụ Tổng Đài Ảo VoIP Thông Minh – OMICall
- Hotline: 0899 90 98 68 – 0287 1010 898
CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VIHAT
- Trụ sở chính: 140 – 142 Đường số 2, Vạn Phúc City, Hiệp Bình Phước, Tp. Thủ Đức, Tp. Hồ Chí Minh
- Chi nhánh tại Hà Nội: 85-87 Đường Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Đô, Cầu Giấy (Tòa nhà An Hưng)
- Chi Nhánh tại Cambodia: Thida Rath #154 St.33MC, Sangkat Steung Meanchey, Khan Mean Chey Phnom Penh
Nguồn: https://stamboom-boden.com
Danh mục: Là Gì
